Team Assistenz Hamburg (m/w/d)

Hamburg

Vollzeit

Festanstellung

Deine Aufgaben

Executive Support & Organisation

Proaktive Steuerung und Koordination des CEO-Kalenders
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
Schnittstelle zu Partnergesellschaften, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern

Kaufmännische Administration

Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Reisekosten und Spesen
Vorbereitung von Rechnungsfreigaben und Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
Eigenständige Erstellung und Verwaltung interner Weiterberechnungen zwischen Gesellschaften
Nachverfolgung offener Forderungen sowie Abstimmung mit Finance und Buchhaltung
Pflege und Verwaltung vertrags- und abrechnungsrelevanter Unterlagen

Projekt- und Gesellschaftskoordination

Unterstützung bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten wie ESG
Koordination von Informationen zwischen Holding, Partnergesellschaften und Fachbereichen
Nachverfolgung von Maßnahmen, Fristen und Beschlüssen der Geschäftsleitung
Unterstützung bei der Organisation von Management-Meetings, Offsites und Veranstaltungen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektmanagementumfeld
Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Diskretion und Souveränität im Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 und Copilot
Erfahrung mit Reisekostentools und DATEV von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Hohes Maß an Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität

Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe
Viel Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
Direkte Zusammenarbeit mit Management und Fachbereichen
Moderne Büroräume am Hamburger Hafen
Attraktive Vergütung inklusive Zusatzleistungen wie Jobticket und Spendit Card
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Ein kollegiales Team mit einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur

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